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社会福祉法人相模原市社会福祉協議会 個人情報保護規程

平成21年3月26日
全部改正

改正 平成22年3月29日
改正 平成29年7月27日

 

目次

 

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、社会福祉法人相模原市社会福祉協議会(以下「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)
第2条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1)当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの
(2)個人識別符号が含まれるもの
2 本規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。
(1)特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
(2)個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
3 本規程において「要配慮個人情報」とは、本人に対する不当な差別、偏見、その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの記述等が含まれる個人情報をいう。
(1)本人の人種、信条、社会的身分
(2)身体障がい、知的障がい、精神障がい(発達障がいを含む。)その他の心身の機能の障がいがあること
(3)本人の病歴、医師等による健康診断その他検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたこと
(4)本人の犯罪の経歴
(5)本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続きが行われたこと
(6)本人を、罪を犯した少年又はその疑いがある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続きが行われたこと
(7)犯罪により本人が害を被った事実
4 本規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。)をいう。
(1)特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2)前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
5 本規程において「個人データ」とは、前項に定める個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
6 本規程において「保有個人データ」とは、本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、並びに第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、当該データの存否が明らかになることにより、本人及び第三者の生命、身体又は財産が侵害されるおそれのあるもの等を除く。
7 本規程において「本人」とは、個人情報から識別される個人をいう。
8 本規程において「職員」とは、本会の業務に従事するすべての者をいい、嘱託職員、非常勤職員を含む。
9 本規程において「個人番号」とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものを
いう。
10 本規程において「特定個人情報」とは、前項に定める個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
11 本規程において「特定個人情報等」とは、第9項に定める個人番号及び前項に定める特定個人情報をいう。

(法令の遵守等)
第3条 本会職員は、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等、関係法令を遵守するとともに、その従事する事業において個人情報の保護を図らねばならない。

 

第2章 個人情報の利用目的の特定等

(利用目的の特定)
第4条 本会は、個人情報の入手、使用に際しては、その利用の目的(以下、「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的との関連を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。

(事業ごとの利用目的等の特定)
第5条 本会が実施する各事業における個人情報の取り扱いを明確にするために、別に定める様式に基づき、個人情報の種類、利用目的及び利用方法、第三者への提供の方法等 を定めた「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。
2 「個人情報取扱業務概要説明書」については、事務局の組織及び職制に関する規程第
3条第1項及び第2項の分掌事務に基づき、所管する業務ごとに担当課等においてそれぞれ作成するものとする。

(利用目的外の利用の制限)
第6条 本会は、あらかじめ本人の同意なく、前2条に定める利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
2 業務の受託に伴い個人情報の提供を受けた場合においては、委託者があらかじめ本人に示した利用目的の範囲を超えて使用してはならない。
3 前2項の規定は、法令に基づく等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。ただし、その場合であっても個人情報の取り扱い範囲は真に必要な範囲に限定しなければならない。

 

第3章 個人情報の取得の制限等

(取得の制限)
第7条 本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2 個人情報は、原則として本人から取得しなければならない。ただし、本人の同意がある場合や、次項の各号の場合は、この限りでない。
3 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(5)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公開されている場合
(6)本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
(7)本規程第12条により、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき

(利用目的の通知等)
第8条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
2 本人との間での契約締結に伴う契約書又は本人からの各種申込書等、書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。

 

第4章 個人情報の安全管理

(個人情報の適正管理)
第9条 本会職員は、各人が担当する事業に関して、その利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
2 本会は、業務上の必要から個人情報の取り扱いの一部又は全部を本会職員以外の者に委託する場合は、取り扱いを委託する個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、それを委託契約書上明示するとともに、受託者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
3 本会職員は、本会が保有する個人データについて、その目的の如何にかかわらず、無断で本会事務所以外に持ち出してはならない。

 

第5章 個人情報の第3者提供

(個人データの第三者提供)
第10条 本会は、法令に定める等特別な事由がある場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない。
2 次の各号に定める場合には、第三者への提供には該当しないものとする。
(1)本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2)合併その他の事由による事業の承継に伴つて個人情報が提供される場合
(3)個人データを特定の者と共同して利用する場合であって、その旨並びに共同利用される個人データの項目、共同利用者の範囲、共同利用者の利用目的及び当該個人データの管理責任者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態においているとき

(第三者提供に係る記録の作成等)
第11条 本会は、個人情報を第三者に提供したときは、次の各号の記録を作成する。
なお、前条第1項の特別な事由により本人の同意を得ずに第三者に個人情報の提供を行った場合、次の第2号から第5号の記録を作成する。
(1)本人の同意を得ている旨
(2)当該個人データを提供した年月日
(3)当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
(4)当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
(5)当該個人データの項目
2 第1項の記録の保存期間は、その作成日から3年間とする。

(第三者提供を受ける際の確認等)
第12条 本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、法令により確認を要しないとされている場合はこの限りではない。
(1)当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名
(2)当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 本会は、第1項の規定による確認を行ったときは、次の各号の記録を作成する。
(1)個人データの提供を受けた年月日
(2)前項の各号に掲げる事項
(3)当該個人データによって識別される本人の氏名その他当該本人を特定するに足りる事項
(4)当該個人データの項目
3 第2項の記録の保存期間は、その作成日から3年間とする。

(保有個人データに関する事項の公表等)
第13条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態に置き、または本人から照会を受けたときに遅滞なく回答する。
(1)本会の名称
(2)すべての保有個人データの利用目的(本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合は除く。)
(3)次項の規定による求め又は次条第1項、第15条第1項若しくは第16条第1項もしくは第3項の規定による請求に応じる。
(4)保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
2 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2)本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合

 

第6章 保有個人情報の開示、訂正・追加・削除・利用停止

(保有個人情報の開示等)
第14条 本人は、本会に対し、本会が保有する個人データに関し、当該本人に係る保有個 人データの開示について口頭又は書面にて請求することができる。 ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)他の法令に違反することとなる場合
2 本会は、請求があった場合には、身分証明書等により本人であることを確認のうえ、 開示を行うこととする。なお、当該本人に係る保有個人データを有していない場合、その回答も同様の取り扱いとする。
3 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示を請求した本人の同意がある場合 には、事務所内での閲覧等他の方法によることができる。
4 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し、書面によりできる限り速やかに行うものとし、不開示の場合にはその理由を明示することとする。

(保有個人データの訂正、追加、削除等)
第15条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。
2 本会は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
3 本会は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。

(利用停止等)
第16条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第4条の規定に違反して取り扱われているとき又は第7条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を請求することができる。
2 本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第10条第1項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。
4 本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
5 本会は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第3項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(代理人による開示等の請求等)
第17条 保有個人データの開示等の請求等は、次の各号の代理人によってすることができる。
(1)未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2)開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人

 

第7章 組織及び体制

(個人情報保護管理者)
第18条 本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
2 個人情報保護管理者は、社会福祉法人相模原市社会福祉協議会事務局の組織及び職制に関する規程(平成2年2月5日制定)第5条第1項に規定する事務局長とする。
3 個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
4 個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
5 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する職員に委任することができる。

(苦情対応)
第20条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)について必要な体制整備を行い、苦情があつたときは、適切かつ迅速な対応に務めるものとする。
2 苦情対応の責任者は、社会福祉法人相模原市社会福祉協議会定款第18条第2項に規定する常務理事(以下「常務理事」という。)とするものとする。
3 常務理事は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合は、あらかじめ職員を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。

(従業者の義務)
第21条 本会の職員又は職員であつた者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2 本規定に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
3 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を精査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

 

第8章 雑則

(委任)
第22条 この規程の施行に関し、必要な事項は会長が別に定める。

 

附則

1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。
2 社会福祉法人相模原市社会福祉協議会個人情報保護規程(平成17年3月25日全部改正)は廃止する。

 

附則

この規程は、平成22年4月1日から施行する。
この規程は、平成29年7月27日から施行する。